Une table ronde animée par les étudiant·e·s du Master 2 Management des événements et des loisirs sportifs, le 30 janvier 2025.
👤 Les intervenants
Clémence Sallé est l’actuelle responsable de la coordination générale & Responsable des bénévoles des événements Vélo Vert. C’est un magazine spécialisé dans le VTT. En outre, il organise notamment le Vélo Vert Festival, grand rassemblement où les passionnés peuvent tester du matériel, participer à des épreuves et assister à des concerts. Cet événement attire chaque année près de 400 bénévoles.
Titulaire d’une Licence en Langues Étrangères Appliquées et d’un Master en Management interculturel, communication et événementiel trilingue, Clémence a débuté son parcours chez Vélo Vert, avec un stage ou elle était en charge de recruter 150 bénévoles pour l’événement Vélo en Grand.
Pour Clémence, « la gestion des bénévoles est avant tout une expérience humaine ».
Notre second intervenant, Sébastien Simon est le président de la Fédération Française des Sports et Loisirs Canins, délégataire du ministère des Sports. À ce jour, la fédération compte plus de 5 000 licenciés et près de 200 clubs, organisant chaque année plus d’une centaine de compétitions à travers la France.
Bénévole dans l’âme, Sébastien a fondé le club Les Canipirates avant de devenir Directeur Technique Fédéral, puis président de la fédération. Il supervise aujourd’hui 150 bénévoles dans ses fonctions.
🏆 Le recrutement des bénévoles
Le recrutement est la première étape dans la gestion des bénévoles. Différents moyens de communication peuvent être utilisés pour capter ces derniers :
- Newsletter
- Réseaux sociaux
- Flyer de l’événement
- Contacter les associations locales (sportives mais aussi les comités des fêtes ou les clubs s’adressant aux seniors) pour mobiliser des personnes investies.
- Organiser des réunions d’information dans les villes accueillant l’événement, qui sont plus efficaces que des mails pour une communication directe et engageante.
Maintenant informés, les candidats seront sélectionnés en fonction des critères de recrutement. Au-delà des compétences techniques qui peuvent être utiles pour certaines missions, on recherche avant tout chez les bénévoles des soft skills telles que :
- Motivation
- Sourire
- Dynamisme
À noter que pour leurs événements distincts, Clémence et Simon débutent le recrutement de leurs bénévoles 6 mois auparavant. Cela montre l’anticipation nécessaire à la formation d’une bonne équipe de bénévoles.
📚L’importance de la formation
La formation n’est pas uniquement réservée aux salariés ! Des bénévoles formés sont des bénévoles autonomes. Cette approche permet aux organisateurs de se concentrer sur la supervision de l’événement le jour J, tout en confiant les tâches opérationnelles aux bénévoles.
Ce savoir peut être transmis lors de réunions d’information, selon les méthodes de Clémence. Sébastien prépare ses bénévoles en amont, avec des mises en situation pour les mettre en confiance et assurer leur efficacité.
📊 La gestion des bénévoles
Afin d’assurer une expérience optimale aux équipes de bénévoles, savoir assurer une bonne communication est essentiel, tant pendant l’évènement qu’en amont. Il est nécessaire de nommer des bénévoles référents qui sont des points de contact essentiels entre les organisateurs et les équipes bénévoles.
Enfin, les deux intervenants ont souligné l’importance des remerciements qui permettent aux organisateurs de témoigner leur reconnaissance aux bénévoles. Ainsi, lors du Vélo Vert Festival, le dimanche est dédié à une journée de fête pour les bénévoles, avec une soirée en leur honneur. Des dotations sont également mises en place (t-shirts, tote bags et réductions pour participer à l’événement).
Table ronde animée par Ampoma Jennifer, Decaux Amélie, Tessier Fabien et Varin Lucie, étudiant·e·s en Master 2 Management des événements et des loisirs sportifs.